Informativa Privacy dei dati dei collaboratori

Benvenuto in Fondazione Adecco per le Pari Opportunità. Siamo entusiasti di poter collaborare con te per aiutarti a sviluppare ulteriormente la tua carriera. Come può intuire, al fine di svolgere i nostri servizi in modo adeguato raccogliamo e utilizziamo informazioni che ti riguardano.

Fondazione Adecco per le Pari Opportunità si impegna a proteggere e rispettare la tua privacy. La presente Informativa sulla Privacy dei Dati descrive il tuo diritto alla privacy in merito alle informazioni a te relative che noi trattiamo e le misure che adottiamo al fine di tutelare la tua privacy. Sappiamo che si tratta di un documento lungo, ma ti chiediamo cortesemente di leggere questa Informativa molto attentamente. Qui di seguito troverai un indice che ti permetterà di passare, laddove lo desideri, direttamente alle parti che ti interessano.

Per prima cosa è necessario essere chiari sul significato che alcune parole rivestono all’interno della presente informativa.

Può sembrare ovvio, ma all’interno di questa Informativa tu sarai indicato/a come “Tu”.

Quando parliamo di “noi” o della “Fondazione” facciamo riferimento alla Fondazione Adecco per le Pari Opportunità. La nostra sede legale si trova in Via Tolmezzo 15, 20132 Milano.  Siamo una Fondazione privata nata con lo scopo di rendere più inclusivo il mondo del lavoro. I nostri percorsi di educazione ed istruzione al lavoro sono rivolti a persone con svantaggio, che hanno difficoltà a trovare un’occupazione, e forniscono gli strumenti per raggiungere pari opportunità di accesso al mondo del lavoro (le “nostre Attività”).

Al fine di svolgere le nostre Attività, utilizziamo molteplici sistemi informatici. In alcuni casi la Fondazione mette a disposizione un Portale Self-Service (il “Portale”) per il proprio personale. Il Portale ti consente di aggiornare i tuoi dati, come ad esempio i tuoi dati di contatto e le coordinate bancarie, il luogo in cui lavori e le ore lavorate.

In ultimo, questa Informativa riguarda i dati relativi alle persone, come te e la tua famiglia. Include fatti che ti riguardano, ma anche opinioni in merito a te o le tue opinioni medesime (“Sono appassionato/a di calcio” per fare un esempio). Non si tratta di dati che riguardano la Fondazione (sebbene a volte le due cose possano coincidere). Questa tipologia di dati a volte viene chiamata “Dati Personali”, “Informazioni Personali Identificabili” oppure “IPI”. In questa Informativa utilizziamo il termine “Dati Personali”.

I dati personali che la Fondazione solitamente utilizza includono, a titolo esemplificato ma non esaustivo:

  • nome, data e luogo di nascita, dati personali di contatto e qualifiche (istruzione, corsi di formazione e stage), documenti comprovanti la tua identità e il tuo diritto al lavoro e qualsiasi altro dato riportato sul tuo CV;
  • se accedi al Portale utilizzando il Suo account LinkedIn o qualsiasi altro social media: i dati del tuo profilo;
  • se sei tu a contattarci teniamo traccia di quella corrispondenza;
  • feedback su di te presentati dal nostro staff e da terzi;
  • feedback su di noi e sui nostri servizi attraverso le nostre surveys di soddisfazione;
  • raccogliamo inoltre dati concernenti il tuo utilizzo dei nostri sistemi ivi inclusi (a titolo esemplificativo ma non esaustivo) il tuo indirizzo IP, browser, timestamp, luogo, dati sul traffico nazionale, dati sulla posizione, weblog e altri dati sulle comunicazioni e sulle risorse cui accedi. Tali informazioni ci consentono di facilitare l’utilizzo dei nostri sistemi in futuro;
  • quando inizi a lavorare per la Fondazione, potremmo anche raccogliere:
    • informazioni sul genere, la nazionalità, copia del documento d’identità, prova di residenza e copia dei documenti comprovanti il suo diritto a lavorare nei Paesi in cui lavorerai (visti, permessi di lavoro, ecc.);
    • informazioni sulla fattura/ricevuta contabile, come ad esempio dati del conto corrente, numero di previdenza sociale, codice fiscale e numeri di riferimento, compensi, informazioni sulla retribuzione e altre indennità relative e qualsiasi detrazione volontaria che ci chieda di effettuare dalla retribuzione o dal compenso a te spettante;
    • registro presenze, il tempo dedicato ai progetti, la formazione, le promozioni, le indagini e i procedimenti disciplinari;
    • informazioni sul tuo utilizzo dei nostri sistemi informatici e degli spazi aziendali (ivi inclusi il sistema di videosorveglianza a circuito chiuso e gli impianti di videocitofonia);
    • dettagli concernenti familiari a carico e parenti prossimi;
    • informazioni sugli spostamenti (dati sui viaggi, sulle carte di credito, numero di passaporto, spese sostenute) per le finalità di contrattazione, organizzazione e acquisto di tutti i viaggi (per es. tariffe aeree, treni, prenotazioni di hotel e noleggio auto) e il rimborso delle spese di viaggio;
    • foto e video della tua partecipazione a sessioni di formazione o simili (ti verrà data la possibilità durante la sessione di chiedere di non essere filmato/a o fotografato/a);
    • immagini e video ai fini della comunicazione interna, come e-mail, annunci, notizie sulla Intranet globale
  • dettagli di eventuali disabilità e di eventuali sistemazioni che potremmo aver bisogno di fare per te sul posto di lavoro; e
  • in alcuni casi potremo altresì raccogliere dati personali sensibili, oltre quelli relativi alla disabilità, laddove consentito dalla normativa.

La Fondazione raccoglie e si occupa del trattamento di dati personali:

  1. per fornirti l’assistenza che auspichi di ricevere, come ad esempio per trovarti incarichi adatti a cui lavorare, per aiutarti nella formazione o per facilitare la fase di presentazione della candidatura per nuovi incarichi. Questo include il tenerti informato/a su future opportunità lavorative via e-mail, telefono, posta e/o altre modalità di comunicazione;
  2. per sviluppare e migliorare ulteriormente i nostri sistemi/processi; questo avviene nell’ambito di nuovi sistemi e processi informatici, quindi le informazioni che ti riguardano saranno utilizzate per il collaudo dei suddetti nuovi sistemi o processi informatici laddove i dati fittizi non siano in grado di replicare perfettamente il funzionamento di quel nuovo sistema IT;
  3. per svolgere studi e ricerche statistiche e analitiche, ad esempio al fine di comparare l’efficacia del nostro percorso di educazione al lavoro dei beneficiari presso i partner di diversi settori e in diverse località e cercare di identificare i fattori che potrebbero influenzare qualsiasi differenza che identifichiamo;
  4. per trasferire i dati a terzi (vedi sotto);
  5. ove necessario, per ottemperare a tutti gli obblighi di legge;
  6. al momento dell’inizio della tua collaborazione con la Fondazione, per adempiere ai nostri compiti in qualità di tuo committente;
  7. al momento dell’inizio della collaborazione con la Fondazione:
    1. per adempiere al contratto di servizi e a tutti gli altri contratti e le norme che disciplinano il nostro rapporto di collaborazione o di altra natura contrattuale;
    2. per mantenere e migliorare la gestione dei talenti in generale (ivi incluso al fine di effettuare l’analisi della forza lavoro);
    3. per svolgere le attività delle risorse umane (ivi incluse la gestione del rapporto di collaborazione, delle assenze, della formazione/del personale, delle spese e i procedimenti disciplinari);
    4. per gestire quote e attivi a cui potresti avere diritto;
    5. per promuovere la sicurezza e la protezione delle persone, dei luoghi, dei sistemi e dei beni aziendali;
    6. per monitorare l’ottemperanza alle politiche e alle procedure interne;
    7. per gestire le comunicazioni e gli altri sistemi utilizzati dalla Fondazione e dal Gruppo Adecco (ivi inclusi i database di contatto interno);
    8. per indagare su o rispondere a incidenti o reclami;
    9. in caso di foto e video delle sessioni di formazione, per fare un resoconto internamente relativo alle sessioni di formazione avvenute e del contenuto trattato (ad esempio per aggiornamenti interni) e anche per commercializzare sessioni simili internamente e a terzi; oppure
    10. per partecipare a qualsiasi acquisto o vendita, potenziale o reale, o una joint venture, di aziende o Fondazione o parti di esse a cui un membro del Gruppo Adecco desidera prendere parte. 

La legge prevede che vi sia una motivazione indicata nella normativa medesima per il trattamento dei tuoi dati in nostro possesso. Le basi giuridiche possono essere:

  1. Esecuzione di un contratto di cui l’interessato è parte o esecuzione di misure precontrattuali

Se stai già collaborando o stai per collaborare con Fondazione Adecco, il trattamento dei dati personali per tutte queste finalità si basa su motivi di trattamento come l’esecuzione di un contratto o in esecuzione di misure precontrattuali (finalità 1 e 6-7 sopra). Questi servizi possono essere: segnalarti occasioni di collaborazioni alle quali puoi candidarti o aiutarti ed assisterti nella formazione e nel processo di candidatura.

  1. Adempimento di un obbligo legale

A volte il trattamento è necessario per rispettare gli obblighi legali o normativi (finalità 6). Le autorità pubbliche, come – ad esempio – le autorità fiscali, finanziarie o di protezione dei dati, possono richiedere a noi dati personali e fornirci un motivo legale per divulgare informazioni su di te (ad es. prevenzione o individuazione di un reato). In queste circostanze, siamo autorizzati dalla legge a fornire alle autorità i tuoi dati.

  1. Perseguimento di un nostro legittimo interesse

Il trattamento è necessario nell’interesse legittimo della Fondazione Adecco nell’esercitare per sé e per il proprio staff i diritti fondamentali per gestire un’attività in modo che non pregiudichi indebitamente i tuoi interessi o diritti e libertà fondamentali (finalità 1; 3-5-7 sopra). Ciò significa che, quando il trattamento è necessario per l’interesse legittimo della Fondazione Adecco, bilanciamo i tuoi interessi o diritti e libertà fondamentali con il nostro legittimo interesse al trattamento. Ciò garantisce che non trattiamo i dati in modo che il tuo interesse e i tuoi diritti fondamentali prevalgano sul nostro interesse in quel trattamento.

Abbiamo la facoltà di trattare tuoi dati personali per motivazioni diverse rispetto a quelle esplicitate sopra unicamente a fronte del tuo consenso, che costituisce ulteriore motivazione di trattamento. 

Non sei obbligato a fornirci le tue informazioni personali, ma non sarebbe possibile per noi collaborare con te o fornire i nostri servizi a te, se non ci fornisci il minimo richiesto. Potrebbe anche limitare i servizi che puoi ricevere da noi se in alcuni casi scegli di fornirci informazioni personali limitate. 

Sì, esatto. La Fondazione utilizza sistemi/processi automatizzati e una procedura decisionale altresì automatizzata (come la profilazione) per offrire a te e ai nostri clienti i servizi richiesti. 

La Fondazione ha la facoltà (e in alcune circostanze è tenuta, in base al tipo di dati) di conservare i tuoi dati per diversi anni dopo la cessazione del nostro rapporto di collaborazione. In linea generale, conserviamo dati concernenti le imposte e il tuo contratto e gli aspetti finanziari (ivi inclusi i dati della busta paga e la retribuzione, ecc.) per 11 anni. Teniamo in archivio i dati personali sensibili non più a lungo del tempo ragionevolmente necessario. 

Come sopra anticipato, solitamente comunichiamo i tuoi dati a terzi. Questo viene fatto per portare a compimento le finalità descritte sopra. Effettuiamo quest’attività nelle seguenti circostanze e nei confronti dei seguenti soggetti: 

  • ai nostri fornitori. Coinvolgeremo un fornitore per l’espletamento di compiti amministrativi e operativi a supporto del nostro rapporto di collaborazione con te. I fornitori saranno soggetto a obblighi contrattuali e normativi al fine di mantenere la riservatezza dei tuoi dati e di rispettare la tua privacy e avranno unicamente accesso a quelle informazioni necessarie per lo svolgimento delle proprie funzioni; si tratta solitamente di fornitori informatici (che forniscono un host o supportano i nostri sistemi informatici che includono le informazioni a te relative), aziende per la gestione delle nostre sedi (che si occupano della sicurezza fisica nei nostri edifici e che per tale fine hanno bisogno di sapere chi sei per consentirti l’accesso ai nostri edifici), fornitori in materia di risorse umane (che si occupano delle funzioni legate alle buste paga o indennità per nostro conto, come ad esempio il servizio di catering in loco per gli associati e i colleghi), fornitori di servizi per gli spostamenti (che gestiscono oppure organizzano i viaggi per i nostri lavoratori o colleghi) o fornitori di servizi di back office per la gestione contabile e finanziaria (che possono aver bisogno di gestire dettagli relativi a lavoratori o colleghi al fine di elaborare le posizioni di debito e di credito);
  • ai membri delle Società appartenenti al Gruppo Adecco in altre nazioni. Queste ultime si trovano all’interno o all’esterno dell’Unione Europea; diversi membri del gruppo ricoprono funzioni differenti e di conseguenza i tuoi dati possono essere condivisi con loro per molteplici motivi:
    • dati condivisi con i membri del Gruppo Adecco che adempiono a funzioni di IT per le Società di Adecco a livello internazionale; tali funzioni IT hanno sede in Francia, a Praga e Amsterdam;
    • informazioni condivise con la sede centrale del Gruppo Adecco in Svizzera per la pianificazione della forza lavoro e la definizione del budget e la raccolta di feedback; tali dati possono essere utilizzati presso la sede centrale in Svizzera al fine di proporti nuove opportunità di collaborazione all’interno del Gruppo Adecco oppure con altri clienti;
    • i dati vengono altresì condivisi con le Società del Gruppo Adecco nel mondo nel caso in cui tu abbia manifestato interesse per le opportunità presenti in quel medesimo mercato oppure se i membri del Gruppo Adecco identifichino nel tuo profilo particolari competenze richieste dal o particolarmente utili in quel mercato specifico. Un elenco dei Paesi in cui operiamo è disponibile alla funzione “scegli il tuo paese” del nostro sito internet adeccogroup.com;
  • ai i nostri partner, che sono tenuti a rispettare gli obblighi contrattuali e di riservatezza sia nei nostri confronti che nei tuoi, condivideremo i tuoi dati per i seguenti motivi: o ai i nostri partner che offrono posti di lavoro/incarichi che ti potrebbero interessare oppure che sono interessati al tuo profilo;
  • condivideremo i tuoi dati con il Governo, la polizia, il legislatore o le Autorità laddove, a nostra mera discrezione, ritenessimo di essere legalmente in obbligo o autorizzati a farlo oppure nel caso fosse la soluzione più prudente; e
  • quale parte del processo di due-diligence per (oppure per la realizzazione di) una fusione, un’acquisizione, un cambiamento del fornitore dei servizi oppure un’altra transazione aziendale laddove fosse necessario per noi comunicare i tuoi dati al potenziale venditore o acquirente, a un nuovo fornitore dei servizi e ai loro consulenti.

I tuoi dati possono essere trasferiti e trattati in una o più nazioni all’interno o al di fuori dell’Unione Europea. Un elenco completo dei Paesi in cui operiamo è disponibile alla funzione “scegli il tuo paese” sulla nostra pagina internet www.adeccogroup.com.

Abbiamo la possibilità di trasferire i tuoi dati al di fuori dell’Unione Europea esclusivamente in quei paesi ritenuti dalla Commissione Europea in grado di offrire un adeguato livello di protezione (qui di seguito è disponibile un elenco delle suddette nazioni:

https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en)

oppure dove il Gruppo Adecco ha predisposto le adeguate tutele per cercare di preservare la privacy dei tuoi dati (per i quali solitamente utilizziamo una delle forme di contratto per il trasferimento dei dati approvate dalla Commissione Europea, di cui trovate una copia disponibile al seguente indirizzo:https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en). 

  • Diritto di accedere e ottenere una copia dei tuoi dati personali

Hai il diritto di richiedere la conferma che stiamo trattando qualsivoglia tuo dato personale. Se è questo il caso, potrai avere il diritto di accedere ai tuoi dati personali (tramite Portale) e ad alcune informazioni in merito al loro trattamento. In alcuni casi puoi richiederci di fornirti una copia elettronica dei tuoi dati. In alcune circostanze limitate, hai inoltre il diritto di richiedere la portabilità delle tue informazioni personali, che significa che trasmetteremo i tuoi dati ad una terza parte, dietro tua richiesta.

  • Diritto di rettifica dei tuoi dati personali

Nel caso in cui sei in grado di dimostrare la non correttezza dei tuoi dati personali in nostro possesso, hai la possibilità di richiederci l’aggiornamento di tali dati oppure la loro correzione. Ti incoraggiamo vivamente ad accedere al Portale, ove possibile, per aggiornare in prima persona i tuoi dati personali.

  • Diritto alla cancellazione dei dati/diritto di essere dimenticato

In alcune circostanze tu hai il diritto di richiedere la cancellazione dei tuoi dati personali. Hai la facoltà di presentare questa richiesta in qualsiasi momento e The Adecco Group valuterà la possibilità di accogliere la stessa, tuttavia tale diritto è soggetto a diritti o obblighi giuridici e quindi potremmo avere la necessità di conservare i dati in questione. Nelle situazioni in cui appuriamo che, ai sensi di legge, la tua richiesta di cancellazione dei dati personali possa essere accolta, The Adecco Group provvederà immediatamente a farlo senza ritardi ingiustificati. Ti preghiamo di tenere presente che una volta cancellati i dati la Fondazione potrebbe non esserti più utile avendo cancellato le informazioni che ti riguardano. Laddove desideri registrarti nuovamente presso la Fondazione, dovrà inserire nuovamente i tuoi dati.

  • Diritto di restrizione

In determinate circostanze, hai il diritto di limitare il trattamento dei tuoi dati personali. Tuttavia, in alcuni casi, tali restrizioni del trattamento possono limitare i servizi che puoi ricevere da noi.

  • Diritto di sollevare obiezioni

Sebbene il trattamento dei tuoi dati da parte della Fondazione si basi sul legittimo interesse di quest’ultima (e su nessun’altra motivazione di trattamento) o sia collegato alla vendita diretta, hai diritto a obiettare alla modalità di trattamento dei tuoi dati messa in atto dalla Fondazione in riferimento alla tua particolare situazione.

Per esercitare i tuoi diritti puoi contattarci all’indirizzo mail diritti.privacy@adeccogroup.com, oppure collegarti al seguente link. Quando intendi per esercitare i tuoi diritti, la Società potrebbe chiederti di identificarti prima di procedere con la tua richiesta.

Quando invii una e-mail per esercitare i tuoi diritti, la Fondazione potrebbe chiederti di identificarti prima di procedere con la tua richiesta.

Infine, hai il diritto di presentare reclamo presso l’Autorità Garante della privacy del Paese in cui vivi o lavori oppure del luogo in cui credi si sia generato un problema legato ai tuoi dati. 

Nella misura consentita dalla legge, Adecco si riserva il diritto di verificare, monitorare e registrare l’accesso, l’utilizzo e il contenuto di qualsivoglia dato detenuto o trattato dai propri sistemi. Tutto questo per le finalità (d)-(h) esplicitate sopra, ma facciamo specificatamente riferimento a questo punto nella presente comunicazione in modo che tu sia consapevole in particolar modo del fatto che il tuo utilizzo dei sistemi IT in ambito lavorativo può essere monitorato da altri. 

Sei tenuto/a a custodire in sicurezza i dettagli di login ai sistemi The Adecco Group, in modo particolare la password che ti abbiamo fornito o che hai personalmente scelto. Le credenziali di accesso login sono ad esclusivo uso personale. Non ti è consentito condividere tali credenziali o altri dettagli dell’account con altre persone.

Se hai domande o dubbi in merito all’Informativa o desideri ricevere ulteriori informazioni sulla nostra modalità di protezione dei tuoi dati (ad esempio quando vengono trasferiti al di fuori dell’Europa) ti preghiamo cortesemente di contattarci via e-mail all’indirizzo fondazioneadecco@fondazioneadecco.it.

I termini indicati nella presente Informativa potrebbero essere di volta in volta modificati. Laddove questo fosse il caso, sarà nostra premura pubblicare qualsiasi modifica rilevante apportata alla presente Informativa mediante apposita comunicazione sul nostro sito internet oppure mettendoci direttamente in contatto con te tramite gli altri canali di comunicazione disponibili.

Il Team di Fondazione Adecco per le Pari Opportunità

v2.2 ottobre 2019

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